Zarządzanie nieruchomościami


Powyższy zakres usług przygotowany został przy założeniu, że administrowania Wspólnotą Mieszkaniową odbywać się będzie zgodnie z artykułem 21 ustawy „o własności lokali” zakładającym, że członkowie Wspólnoty Mieszkaniowej powołają lub wyłonili już spośród siebie „ZARZĄD”, który będzie podejmował kluczowe decyzje oraz będzie sprawował nadzór nad ich wykonaniem przez administratora a także będzie na bieżąco otrzymywał informację na temat stanu finansów Wspólnoty Mieszkaniowej(przychody, koszty, zadłużenia itp.).


Przepisy prawa, zdarzenia gospodarcze, czynności administracyjne oraz inne ważne dla Wspólnoty Mieszkaniowej sprawy wymagają komunikacji z wieloma organami władzy publicznej, zarówno w odpowiedzi na ich wezwania jak i na skutek konieczności odwołania się do tych organów z inicjatywy Wspólnoty Mieszkaniowej. Przykład takich spraw:
- złożenie tzw. „deklaracji śmieciowej”,
- wniosek do Policji o udzielenie informacji na temat interwencji nocnej w lokalu łamiącym ciszę nocną,
- złożenie wyjaśnień w trakcie kontroli finansów Wspólnoty Mieszkaniowej, przeprowadzanej przez pracowników Urzędu Skarbowego,
- złożenie wnioseku o pozwolenie na wycięcie drzewa.

Co do zasady, Wspólnotę Mieszkaniową reprezentuje jej Zarząd powołany przez członków Wspólnoty Mieszkaniowej, jednak codzienne odwoływanie się do mieszkańców pełniących funkcję Zarządu sprawiłoby im nadmierny kłopot. W związku z tym w 99 procentach bieżących spraw Wspólnotę musi reprezentować administrator. Czyni to na podstawie: zawartej z Wspólnotą Mieszkaniową umowy, która dokładnie wyznacza jego kompetencje oraz na podstawie uchwał członków Wspólnoty Mieszkaniowej lub decyzji Zarządu upoważniających go do podjęcia określonych czynności.

Czynności reprezentacji Wspólnoty Mieszkaniowej przez pracowników firmy DobryZarządca.pl cechują następujące atrybuty:
- profesjonalizm w kontaktach z urzędnikami/ funkcjonariuszami publicznymi,
- pełne dokumentowanie kontaktów,
- ograniczenie reprezentacji do zakresu spraw powierzonych administracji (brak samowoli).

W praktyce funkcjonowanie Wspólnoty Mieszkaniowej wiąże się z bardzo częstą koniecznością pisemnego korespondowania zarówno z mieszkańcami jak i z kontrahentami Wspólnoty Mieszkaniowej. Kilka różnych przykładów:
- pisemna, indywidualna informacja na temat rozliczenia kosztów zużycia wody skierowana hurtowo do mieszkańców budynku,
- pisemna skarga do dostawcy ciepła ws. nie dotrzymywania parametrów dostawy ciepła w budynku,
- pismo do Pana „Kowalskiego” ws. żądania udostępnienia lokalu w celu dokonania kontroli wskazań urządzeń pomiarowych (wodomierze itp.)
- udzielenie odpowiedzi mieszkańcowi na wniosek o wynajęcie mu pomieszczenia na strychu,
i wiele innych spraw, które wymagają oficjalnej (pisemnej) formy.

Sposób dostarczenia przygotowanej korespondencji uzależniony jest od wagi sprawy i jej adresata. Coraz szerzej wkraczają media elektroniczne (szybkie i darmowe), szczególnie tam gdzie średnia wieku mieszkańców nie jest wysoka. Jednak wciąż dominującą formą przekazywania indywidualnych informacji jest forma „papierowa”. Pisma trafiają do skrzynek pocztowych lub bezpośrednio do mieszkania, gdzie lokator potwierdza ich odbiór osobistym podpisem. Dostarczanie zbiorczej korespondencji jest zazwyczaj wpisane w zakres obowiązków osób odpowiedzialnych za utrzymanie czystości w budynku. Istnieje jednak grupa spraw wymagająca pośrednictwa Poczty Polskiej z uwagi na jej urzędowy charakter i uznawane przez Sądy i inne instytucje potwierdzenia dostarczenia (lub nieodebrania) przesłanej korespondencji. Takimi sprawami są np. pisemne przedsądowe wezwania do zapłaty, których odbioru dłużnik zazwyczaj unika.

Firma DobryZarządca.pl prowadzi korespondencję z mieszkańcami i kontrahentami na najwyższym poziomie starając się o jasność wyrażanych w niej opinii i informacji mając na względzie dobro wszystkich mieszkańców. Korespondencja jest archiwizowana i stanowi własność Wspólnoty Mieszkaniowej.

Aby zamieszkiwanie w wielolokalowym budynku nie było uciążliwe, każdy z członków Wspólnoty Mieszkaniowej posiada prawa i obowiązki. Prawa – czyli – to co mu się od Wspólnoty Mieszkaniowej należy, obowiązki – czyli to co właściciel powinien na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej spełnić. Rolą administratora jest dopilnowanie, aby te wzajemne prawa i obowiązki były prawidłowo wypełnianie w stosunku do wszystkich właścicieli lokali w nieruchomości, zgodnie z zapisami w ustawach, regulaminach wewnętrznych, uchwałach Wspólnoty Mieszkaniowej a także poprawnymi normami życia społecznego. Wiąże się to z reagowaniem na zgłoszenia właścicieli egzekwujących swoje prawa (np. prawo do kontroli wydatków, usunięcia awarii) a także domaganiem się realizacji obowiązków właścicieli wobec Wspólnoty Mieszkaniowej (np. dokonywaniem regularnych płatności, dbałości o stan techniczny budynku). W celu wypełnienia swojej roli, administrator udostępnia dogodne dla mieszkańców kanały kontaktu z administracją: telefon, email, www, biuro administracji, wspólne z Zarządem dyżury w budynku, umówione wizyty pracowników administracji w lokalach, media społecznościowe.

Wiedza o tym kto jest właścicielem lokalu we Wspólnocie Mieszkaniowej, jaki jest jego adres korespondencyjny, w jaki sposób komunikować się w razie awarii wywołującej szkodę, jaka jest historia wzajemnych kontaktów i spraw załatwianych na przestrzeni lat jest niezbędna nie tylko ze względu na sprawy bieżące, ale również z uwagi na fakt, iż każdy właściciel ma prawo do bycia informowanym o sprawach kluczowych dla Wspólnoty Mieszkaniowej np. zebraniach. Brak skutecznego powiadomienia o tych sprawach (np. podjętych uchwałach) może okazać się dotkliwy dla Wspólnoty Mieszkaniowej.

Prowadzenie ewidencji właścicieli staje się coraz trudniejsze z uwagi na obostrzenia ustawy „o ochronie danych osobowych” oraz zwłokę w aktualizacji zapisów ksiąg wieczystych. Dodatkowe trudności wniosła nowelizacja ustawy „o własności lokali” a także coraz częstsza niefrasobliwość sprzedających i kupujących lokal.

Firma DobryZarządca.pl wprowadza podwójne procedury związane z aktualizacją rejestru właścicieli nieruchomości bazujące na odpowiednich zmianach w regulaminach wewnętrznych oraz okresowym badaniu ksiąg wieczystych.

Każde użytkowanie budynku wiąże się z ryzykiem, którego nie sposób w pełni uniknąć. W związku z tym nieruchomość wspólną należy ubezpieczyć co najmniej od dwóch rodzajów ryzyk:
- ryzyka nieprzewidzianych zdarzeń losowych, takich jak wybuch pożaru, zalanie, kradzież czy też co w niektórych lokalizacjach jest dość częste wandalizm.
Mieniem ubezpieczonym w takim wypadku są wszystkie elementy części wspólnych budynku (np. okna klatek schodowych, drzwi do klatki, dach, ściany nośne i inne elementy konstrukcyjne a także instalacje i wygląd elewacji (usuwanie graffiti) itd.
- oraz ryzyka wyrządzenia krzywdy mieszkańcom lub osobom postronnym tzw. OC (np. zalanie mieszkania w wyniku awarii pionów instalacji wodnej, uszczerbek na zdrowiu przy upadku spowodowanym zalegającym lodem itp).
W tym przypadku nie ubezpiecza się mienia Wspólnoty Mieszkaniowej a jedynie zabezpiecza od finansowych skutków krzywd wyrządzonych przez zdarzenia wynikające z winy (niecelowej) Wspólnoty Mieszkaniowej.

Rynek usług ubezpieczeniowych oferuje szeroki zakres ubezpieczeń przez bardzo wielu ubezpieczycieli, które na dodatek często ulegają zmianie zarówno pod względem zakresu (tzw. wyłączeń) jaki i najkorzystniejszej ceny. Przy wyborze ubezpieczyciela nie bez znaczenia jest też wiedza na temat procedur tzw. likwidacji szkody i rzetelności przy wypłacie odszkodowania czego nie sposób wyczytać z oferty ubezpieczyciela. Niestety wiedza taka może pochodzić jedynie z wieloletniego doświadczenia płynącego ze współpracy z ubezpieczycielami lub brokerami ubezpieczeniowymi. Jednak nawet w takim przypadku często zdarza się, że ubezpieczyciel nie kwalifikuje prawidłowo zdarzenia i odmawia wypłaty odszkodowania. Dlatego tak ważne jest, aby administrator czynnie uczestniczył w czynnościach związanych z kwalifikacją szkody i mógł odwoływać się od wstępnej decyzji ubezpieczyciela pisemnie, przedstawiając właściwe i zgodne ze stanem faktycznym argumenty przemawiające za ponownym rozpatrzeniem sprawy przez ubezpieczyciela.

Oprócz wyżej wymienionych ryzyk, od których ubezpieczona jest Wspólnota Mieszkaniowa, dodatkowo pracownicy firmy DobryZarzadca.pl wykonujący czynności administrowania na wypadek swojej pomyłki ubezpieczeni są osobnymi polisami.

Ponadto, procedury naszej firmy wymagają okazania i weryfikacji odpowiednich ubezpieczeń przez kontrahentów Wspólnoty Mieszkaniowej a także odwołania się do nich w zawartych umowach (np. firma odpowiedzialna za utrzymanie porządku w budynku Wspólnoty Mieszkaniowej powinna posiadać odpowiednio wysokie ubezpieczenie na wypadek niewykonania czynności odśnieżania w umówionym zakresie, co skutkować będzie odpowiednią wypłatą środków finansowych osobie, która w wyniku zaniechania odśnieżenia dozna krzywdy np. złamie nogę w wyniku poślizgu).

Mieszkańcy nieruchomości posiadają liczne możliwości wnioskowania o pomoc finansową ze środków budżetu miasta. Administrator posiada uprawnienia do potwierdzenia niektórych informacji zawartych we wnioskach wymaganych przez urzędy miast. Jednym z takich dokumentów jest wniosek o dofinansowanie do opłat z tytułu kosztów związanych z utrzymaniem mieszkania i energii elektrycznej. Potwierdzenie danych zawartych we wniosku odbywa się bez zbędnej zwłoki z zachowaniem odpowiedniego poziomu dyskrecji.

Jednocześnie jedną z czynności procedury windykacji zaległości w opłatach za mieszkanie prowadzonej przez firmę DobryZarządca.pl jest szybka informacja przekazana dłużnikowi o możliwości uzyskania takiego dofinansowania w przypadku chwilowej lub trwałej niezdolności do regulowania należności wobec Wspólnoty Mieszkaniowej. Dzięki czemu w znaczący sposób ogranicza się ilość osób zadłużonych wobec Wspólnoty Mieszkaniowej.

Niestety zadłużenie właściciele nieruchomości, to zazwyczaj osoby o dochodach przekraczających progi dochodu uprawniające do uzyskania dodatku mieszkaniowego.

Obowiązek wykonania przeglądów budowlanych wynika z zapisów ustawy Prawo Budowlane. Z przeglądu sporządza się protokół, w którym osoba dokonująca przeglądu zapisuje zalecenia dotyczące przeglądanego fragmentu nieruchomości. Zalecenia należy podzielić, na te które należy wykonać natychmiastowo (np. uszczelnić instalację gazową na gwincie przy …) oraz te których wykonanie może zostać odłożone w czasie np. do wiosny albo połączone z innym większym remontem. Termin wykonania zalecenie powinien zostać określony w prawidłowo sporządzonym protokole z przeglądu. Z wszystkich protokołów „poprzeglądowych” w danym roku powinien wyłonić się pewien obraz nieruchomości na podstawie, którego Zarząd Wspólnoty wspólnie z administratorem powinien ustalić, najlepiej kilkuletni, harmonogram prac remontowych w nieruchomości. Uczestnictwo Zarządu w uzgodnieniu harmonogramu prac jest niezbędne celem uzupełnienia prac remontowych o prace modernizacyjne, takie które nie wynikają z konieczności wskazanej w protokołach (np. zadaszenie wejść do klatek schodowych, montaż domofonów, termomodernizacja budynku, montaż nowych tablic ogłoszeniowych itp.)

Co do zasady ujętej w ustawie „o własności lokali” zebranie zwołuje Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej. Zarząd reprezentuje Wspólnotę Mieszkaniową, podejmuje również kluczowe decyzje dotyczące tej Wspólnoty, jednak nie każdy członek Zarządu jest urodzonym mówcą. Dlatego podczas zebrania obecny jest przedstawiciel Zarządcy (administrator) a w uzasadnionych przypadkach także osoba obsługująca budynek pod względem księgowym. Pracownik Zarządcy (administrator) może, jeśli taka będzie wola uczestników zebrania, poprowadzić zebranie zgodnie z wcześniej przygotowanym harmonogramem lub ograniczyć się do roli osoby, która omawia w razie potrzeby poszczególne sprawy wywołane na zebraniu. Dodatkowej trudności dostarcza fakt, iż sposób prowadzenia zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej nie został formalnie ujęty w żadnych przepisach a więc jego formalny przebieg wynika jedynie z „dobrych praktyk” stosowanych przez dobrego zarządcę.

Czy Wspólnota Mieszkaniowa może podjąć decyzję (uchwałę) o tym, że: „od marca słońce nad budynkiem nie będzie zachodzić!” ? Oczywiście, że tak - jeśli taka będzie wola członków zebrania, to uchwała w takim kształcie zastanie zapisana i będzie obowiązywać. Inną sprawą jest czy słońce dostosuje się do woli członków Wspólnoty Mieszkaniowej. Taką anegdotą tłumaczyć należy nacisk naszej firmy na słowo SOLIDNOŚĆ w przygotowaniu zebrań. Solidność ta polega na wykorzystaniu naszej wiedzy na tematy z zakresu możliwości prawnych jak i rzeczywistych administrowanej Wspólnoty Mieszkaniowej i po wcześniejszym omówieniu z Zarządem Wspólnoty zaprezentowaniu wszystkim właścicielom tylko możliwych i właściwych projektów uchwał.

Co do zasady: to Zarząd Wspólnoty wybrany spośród jej członków (mieszkańców) zwołuje zebranie Wspólnoty. W praktyce czynności te przekazane zostają administratorowi, który powinien uzgodnić z Zarządem Wspólnoty termin, miejsce i zakres spraw wymagających poruszenia na zebraniu. Sposób zwołania zebrania oraz formalności, którym musi stać się zadość - aby decyzje podjęte przez jego uczestników NIE mogły zostać podważone, został ściśle określony i nie można sobie w tym względzie pozwolić na uznaniowość lub brak profesjonalizmu.

Równocześnie, niezwykle ważną sprawą jest archiwizacja dokumentacji po zebraniu. Najstarsze Wspólnoty Mieszkaniowe mają już ponad 22 lata i łatwo można sobie wyobrazić, że jeszcze do dziś mogą skutkować decyzje podjęte na ich pierwszych zebraniach (np. przyjęte wtedy regulaminy rozliczenia mediów). Dostęp do tych dokumentów musi być łatwy i szybki, tak aby skutecznie można było zaprezentować stan wewnętrznych ustaleń w danym budynku (np. wobec nowych członków WM, którzy dopiero kupili swój lokal). Nie trzeba chyba dodawać, że niedopuszczalne jest, aby oryginały takich dokumentów gdzieś się zawieruszyły, co niestety jest częstą praktyką administracji niepoczuwających się do odpowiedzialności wobec swoich klientów.

Czynność niezwykle ważna dla nowych podmiotów, które z mocy ustawy (sprzedaż pierwszego mieszkania) zostały właśnie powołane. Często zdarza się, że dotychczasowy właściciel (np. zakład pracy, gmina, deweloper) celowo nie dokonali jeszcze tych formalności i zwlekają utrzymując Wspólnotę Mieszkaniową w tzw. „uśpieniu”. Przyczyn takich praktyk jest wiele.

Wspólnota Mieszkaniowa nie jest osobą prawną, ale posiada zdolność do czynności prawnych i jako taka zgodnie z przepisami polskiego prawa powinna zostać zarejestrowana przez GUS, który nada jej numer Regon oraz US, który nada WM odpowiednio numer NIP. Obrót gotówkowy we Wspólnocie Mieszkaniowej został wykluczony przez ustawę „o własności lokali” a więc WM musi(!) posiadać co najmniej jeden rachunek bankowy.

Nie trzeba chyba dodawać, że ww. numery i rachunek nadawane są po przejściu odpowiednich procedur tj. złożeniu wniosków z załącznikami, wyrobieniu pieczęci , złożeniu oświadczeń podatkowych itd...

Niewielu administratorów wie (lub nie chce wiedzieć) o możliwości wybrania własnej nazwy dla nowej Wspólnoty Mieszkaniowej. Również nie wszyscy mieszkańcy budynku chcą wybierać „swoją nazwę” i wolą pozostawić wyłącznie domyślną czyli „Wspólnota Mieszkaniowa Nieruchomości przy ul. XYZ w mieście XY”. Czasami jednak inwencja mieszkańców i nadanie niezwyczajnej nazwy swojej Wspólnocie, budzącej pozytywne skojarzenia i łączącej mieszkańców, bardzo dobrze wpływa na klimat panujący pomiędzy sąsiadami np. Wspólnota Mieszkaniowa Sami Swoi lub Nasz Dom albo Villa Silesia.

Jaka powinna być temperatura wody w instalacji C.O. na wyjściu z wymiennika, przy temperaturze zewnętrznej -3ºc i zabudowanej na elewacji automatyce pogodowej? Co jeśli temperatura jest inna? Czy można zażądać odszkodowania od dostawcy ciepła?

Czy przedsiębiorstwo wodociągowe odczytało prawidłowo wskazania wodomierza głównego w budynku? Jak rozliczyć koszty wody, jeśli odczyt wodomierza głównego to tylko niedokładne założenie lub licznik został odczytany w połowie miesiąca?

Wywóz odpadów dwa razy z rzędu przypadł w święto czyli dzień wolny od pracy, a przedsiębiorstwo komunalne udaje, że nie stanowi to problemu, co można zrobić?

Deweloper pozostawił na obwodzie administracyjnym (światło na klatce schodowej) wysoką taryfę budowlaną zamiast niższą mieszkaniową, czy można to zmienić?

To tylko kilka prostych pytań, które na co dzień zadaje sobie Dobry Zarządca, który działa w interesie swoich klientów i z dbałością o ich „portfel”.

W praktyce działania Wspólnoty Mieszkaniowej potrzeba bieżącej informacji wśród mieszkańców jest ogromna. Nie sposób wyliczyć zakres pytań z jakimi do biura zgłaszają się mieszkańcy/ członkowie wspólnoty.

Kanały kontaktu z mieszkańcami w ostatnich latach zostały zmodernizowane o nowoczesne media takie jak e-mail, portale społecznościowe, strony www, eKartoteki. Jednak nie są to kanały dostępne dla wszystkich. Szczególe utrudnienia mają osoby w podeszłym wieku. Dla nich spotkanie „oko w oko” z administratorem stanowi podstawę przeświadczenia o rzetelności załatwienia sprawy.

Firma DobryZarządca.pl promuje nowe kanały kontaktu, ale również rozwija te tradycyjne. Poniżej przykładowe kanały kontaktu wraz z niektórymi informacjami, jakie są przez nie kierowane do mieszkańców Wspólnoty Mieszkaniowej - praktykowane przez naszą firmę:

Osobista wizyta administratora w lokalu – np. szczera rozmowa jako ostatni element PRZEDsądowej windykacji należności, spisanie protokołu z usterek (np. zalań), rozmowa i wezwanie do poszanowania regulaminu i norm życia w budynku, omówienie bieżących spraw osób obłożnie chorych i niedomagających,

Tablica informacyjna na klatkach schodowy – np. informacje o terminach przeglądów budowlanych, kominiarskich, odczycie wodomierzy, czasowych wyłączeniach dostawy mediów, konieczności utrzymania porządku, projektach uchwał zbieranych obiegowo, życzenia świąteczne itp.

Korespondencja dostarczona bezpośrednio do lokali za potwierdzeniem – informacja o wysokości opłat, zaległości, uchwały WM roznoszona zazwyczaj w ramach obowiązków osób odpowiedzialnych za utrzymanie porządku na terenie Wspólnoty Mieszkaniowej.

Korespondencja dostarczona za pośrednictwem Poczty Polskiej – np. ostateczne wezwanie do zapłaty (w przypadku unikania odbioru wezwania przez dłużnika), inne, wymagające potwierdzenia dostarczenia indywidualnych informacji, które nie mogą zostać dostarczone z uwagi na nieobecność właściciela w lokalu.

E-Kartoteki – np. aktualna wysokość opłat, saldo rozrachunków, rozliczenia mediów.

Wizyta w biurze administratora – przyjmowanie wniosków i oświadczeń (np. o zmianie ilości osób w lokalu dot. naliczeń kosztów śmieci), wydawanie zaświadczeń (np. o wysokości salda), udostępnienie wglądu w dokumentację WM, udzielenie informacji o bieżących sprawach.

Telefon – np. przyjmowanie zgłoszeń o awariach i usterkach, udzielenie dalszych, szczegółowych wyjaśnień dotyczących projektów uchwał, zawiadomień opublikowanych na tablicy ogłoszeń, informacja na temat salda i wysokości wpłat (po podaniu indywidualnego kodu właściciela).

E-mail – np. odpowiedź na zadane pytania, duplikat informacji z tablicy ogłoszeń, rozliczenia mediów w formie cyfrowej (PDF), inne indywidualne informacje.

Oczywiście wszystkie ww. kanały kontaktu w sposób aktywny działają tylko i wyłącznie w godzinach pracy administratorów.

Dokumentacja Wspólnoty Mieszkaniowej stanowi jej własność i jako taka nie może zostać zniszczona, zgubiona, przetrzymywana wbrew woli przez administratora. Dokumentacja WM zawiera „wrażliwe” dane osobowe, którym należy się właściwa ochrona.

Zarządca ma obowiązek udostępnienia wglądu do dokumentacji właścicielowi nieruchomości i jednoczesny obowiązek zabezpieczenia danych osobowych zawartych w tej dokumentacji przed wglądem przez osoby postronne.

O konieczności utrzymywania porządku w dokumentacji jakiejkolwiek organizacji, nie tylko Wspólnoty Mieszkaniowej, nie trzeba chyba nikogo przekonywać. Działalność WM powoduje wytwarzanie bardzo dużej ilości dokumentacji. Wśród niej można wyróżnić te dokumenty, które mogą zostać po odpowiednim upływie czasu utylizowane (np. przedawnione kserokopie wydanych zaświadczeń), dokumenty, których ochrona archiwizacyjna wynika z przepisów prawa (np. dokumentacja techniczna, płacowa, finansowa) oraz te które są kluczowe dla działania Wspólnoty Mieszkaniowej (np. obowiązujące uchwały, regulaminy) a także te, które Zarząd lub Zarządca postanowił przechowywać dłużej (np. nieaktualne pisma do p. Kowalskiego).

Najstarsze Wspólnoty Mieszkaniowe posiadają dziś ponad 22 lata, nie sposób przechowywać całej masy dokumentacji nagromadzonej przez tak długi czas w skromnych archiwach administracji. Firma DobryZarządca.pl sp. z o.o. ustala z Zarządem Wspólnoty procedurę archiwizacji potrzebnej dokumentacji i utylizacji dokumentacji przedawnionej uznanej przez Zarząd za niepotrzebną. Utylizacja dokumentacji przedawnionej nie może polegać na wyrzuceniu kartek papieru do śmietnika gdyż naraziłoby to dane osobowe właścicieli wymienione w takich dokumentach. W związku z tym utylizacja dokumentów zlecana jest wyspecjalizowanym w tym zakresie firmom wydającym odpowiedni certyfikat utylizacji za zachowaniem poufności danych.

W naszym przekonaniu twórcom ustawy „o własności lokali”, którzy powołali do życia taki sposób organizacji sąsiedzkiej jaką jest Wspólnota Mieszkaniowa chodziło o to, by mieszkańcy mogli samodzielnie, w sposób łatwy i nieskomplikowany utrzymywać swoją wspólną nieruchomość. Jednak z upływem bardzo krótkiego czasu praktyka zarządzania, na skutek nieczytelnych przepisów innych ustaw (prawo podatkowe, postępowanie windykacyjne, prawo budowlane itd.,itp) oraz nadgorliwości urzędów, kazały odłożyć między bajki mity takie jak „możliwość prowadzenia rozliczeń Wspólnoty Mieszkaniowej w szkolnym zeszycie w kratkę”.

Obecnie Wspólnota Mieszkaniowa pomimo braku bezpośredniego obowiązku jest zmuszona prowadzić księgowość podobną do takiej, jaką prowadzą poważne firmy. Wspólnota Mieszkaniowa powinna przyjąć swój Plan Kont i rejestrować wszystkie zdarzenia gospodarcze zgodnie z ustalonymi zasadami, dbać o prowadzenie prawidłowych rejestrów, które umożliwiają udowodnienie wysokości obciążeń podatkowych.

Niestety, codziennością praktyki działania Wspólnoty Mieszkaniowej jest oprócz konieczności informowania o saldach rozrachunków z właścicielami - także kierowanie, w przypadku znacznego zadłużenia, spraw do Sądów powszechnych w celu wyegzekwowania długu. Konieczność udowodnienia dochodzonych należności ciąży na Wspólnocie Mieszkaniowej w imieniu której działa Zarząd lub administrator, co wiąże się z koniecznością prowadzenia „poważnej” i rzetelnej buchalterii (kartoteki księgowe, wezwania do zapłaty, informacje o zmianie naliczeń itp.).

Jednocześnie prawidłowo prowadzona księgowość Wspólnoty Mieszkaniowej powinna pozwalać na szybkie i rzetelne (prawdziwe) przedstawienie stanu finansów Wspólnoty, który to stan jest podstawą do wykonania planów remontów, dostosowania zaliczek do przyszłych kosztów, przejrzystego przedstawienia poniesionych wydatków a co najważniejsze ułatwienia Zarządowi wybranemu spośród mieszkańców bieżącej kontroli pracy administratora (Zarządcy).

Aby móc sprostać tym wyzwaniom firma Zarządzająca musi posiadać wśród swoich zasobów odpowiedni tj. dedykowany Wspólnotom Mieszkaniowym system księgowej obsługi nieruchomości a także co równie ważne wykwalifikowanych pracowników potrafiących! obsługiwać tego typu oprogramowanie z korzyścią dla nieruchomości i jej mieszkańców.

Współpraca z wieloma bankami prowadzącymi obsługę kont wspólnot mieszkaniowych oraz posiadanie właściwego oprogramowania ułatwia utworzenie dla danego konta Wspólnoty Mieszkaniowej „systemu obsługi płatności masowych”. System taki umożliwia utworzenie indywidualnych (różnych) rachunków bankowych dla każdego z członów Wspólnoty Mieszkaniowej. Dzięki temu wpłaty na indywidualne subkonta bankowe są zawsze zidentyfikowane i nie dochodzi do pomyłek w ich księgowaniu, co niestety przy braku takiego systemu czasami się zdarza (np. gdy wnuczka o innym nazwisku wykonała przelew bankowy płacąc za mieszkanie babci i nie opisała go dokładnie w tytule przelewu). System taki pozwala również na błyskawiczne podanie informacji o zaległościach, gdyż wszelkie wpłaty księgowane są natychmiast a nie tradycyjnie raz w miesiącu na podstawie wyciągu bankowego, który jest dostarczany przez bank.

Nic tak nie tuczy konia jak „Pańskie oko”. Problem w tym, że „Pańskie oko” ma na co dzień ważniejsze sprawy niż ciągłe spoglądanie w finanse Wspólnoty Mieszkaniowej. Jednak raz w roku, przed zebraniem, przygotowywane jest sprawozdanie finansowe obejmujące cały rok, z którego wszyscy właściciele budynku powinni uzyskać informacje na temat wysokości przychodów i kosztów Wspólnoty Mieszkaniowej. Problem z przygotowaniem takiego sprawozdania polega na ustaleniu stopnia jego skomplikowania w taki sposób, aby było ono czytelne dla jak najszerszego grona odbiorców a jednocześnie dostarczało odpowiednią ilość szczegółowych informacji wszystkim Członkom Wspólnoty.

Analizując wiele sprawozdań, które zostały nam przedstawione przez naszych nowych klientów łatwo dojść do wniosku, że podczas ich opracowywania popełniano celowo dwa błędy:
I - ograniczenie ilość danych do absolutnego minimum poprzez łączenie ze sobą (grupowanie) kwot kosztów, tak aby te najistotniejsze pozycje - z punktu widzenia mieszkańców - „zginęły” w łącznych kwotach wraz z innymi kosztami,
II - przeładowanie sprawozdanie ilością danych, tabelek i pozycji, dowolne żonglowanie znakami (+) i (-) tak by tylko najdociekliwsi po godzinnej analizie z kalkulatorem i zaprzyjaźnioną księgową doszli do ładu z cyframi.

Forma sprawozdania firmy DobryZarządca.pl wynika z wieloletniego doświadczenia, co jednak nie oznacza, że wciąż nie staramy się poprawić jego formy tak, aby jak najdokładniej poinformować naszych klientów o stanie finansów ich WM oraz o wysokości wydatków jakie poczynili.

Procedura firmy DobryZarządca.pl wymaga, aby sprawozdanie z przychodów i co najważniejsze wysokości poniesionych kosztów było dodatkowo omówione w trakcie zebrania przy zachęcie do aktywności ze strony uczestników spotkania. Tak, by mogli oni w razie potrzeby pogłębić swoją wiedzę na temat poszczególnych pozycji sprawozdania. Oczywiście, osoby które nie przyjdą na zebranie pozbawiają się tej możliwości.

Sprawozdanie jest dokumentem w formie tabelarycznej, które przedstawia pogrupowane w rozsądne i zwięzłe pozycje poszczególne wielkości poniesionych przez Wspólnotę Mieszkaniową wydatków i adekwatnych do tych kosztów przychodów. Oprócz powyższych danych niezbędne jest również podanie członkom Wspólnoty Mieszkaniowej informacji o wielkości zadłużenia wobec Wspólnoty Mieszkaniowej, charakteru tego zadłużenia (np. tylko miesięczne opóźnienia w płatnościach, częste w grudniu lub zaległości powyżej 3 miesięcy), wysokości kredytów jakie pozostały do spłaty (jeśli WM zaciągnęła taki kredyt).

Oczywiście oprócz ww. sprawozdania członkowie Wspólnoty Mieszkaniowej muszą otrzymać informację na temat planów inwestycyjnych na bieżący rok.

Pomimo tego, że Wspólnota Mieszkaniowa jako organizacja sąsiedzka nie posiada osobowości prawnej, obciążona została obowiązkiem złożenia różnorakich rozliczeń i sprawozdań. Ponadto w toku działalności WM często staje się zlecającym pracę w ramach umów zlecenie lub dzieło, co wiąże się z dalszą koniecznością przekazywania informacji w postaci sprawozdań do odpowiednich jednostek. Wspólnota Mieszkaniowa znajduje się na liście numerów REGON, co pozwala statystykom z GUS co roku losowo zbadać sporą ilość zasobów Wspólnot Mieszkaniowych. Dodatkowo w szczególnych przypadkach, wynikających z prowadzonych na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej działań pojawia się konieczność złożenia sprawozdań do innych organizacji samorządowych i/lub państwowych (np. na temat materiałów budowlanych zawierających azbest wykorzystanych do budowy).

Wszystkie te sprawozdania pod rygorem kar finansowych Wspólnota Mieszkaniowa powinna złożyć w obowiązujących ją terminach, na stosownych formularzach (często zmienianych) lub w formie elektronicznej, nierzadko załączając gruby plik załączników różnego rodzaju.

W zależności od budynku w dużym przybliżeniu kwoty wydatkowane przez mieszkańców na zużywane przez nich tzw. „media” (woda, C.O., czasami gaz, śmieci) stanowią od 1/3 do 2/3 kwoty całkowitych wydatków związanych z nieruchomością. Nic więc dziwnego, iż niektórzy z mieszkańców przykładają do prawidłowości rozliczeń kosztów wody czy też kosztów centralnego ogrzewania najwyższą wagę.

Rozliczenie kosztów np. wody jest niełatwym procesem, w którym szczególnie niezbędna jest najwyższa uwaga służb zarządcy tj: administratora i działu księgowości. I tak na przykład w budynkach pozbawionych systemu zdalnego odczytu radiowego proces ten obejmuje:
- odpowiednie przygotowanie do odczytów tj.: sporządzenie listy mieszkań zawierającej numery wodomierzy oraz poprzednie odczyty dla kontroli wskazań, przekazanie mieszkańcom informacji o terminie planowanych odczytów a także sposobach ich dostarczenia (telefon, mail) w przypadku braku możliwości odczytu bezpośredniego,
- dokonanie odczytów i gromadzenie informacji od mieszkańców podających odczyty indywidualnie,
- analizę indywidualnego zużycia i danych z poprzednich odczytów w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek,
- dokonanie ponownych odczytów w przypadku wykrytych błędów,
- dokonanie rachunkowego podziału kosztów i porównanie ich z wniesionymi na nie zaliczkami (rozliczenie) zgodnie z przyjętymi zasadami w odpowiednich regulaminach WM lub przyjętych w niej zwyczajach,
- indywidualną analizę pod kontem czy naliczane zaliczki są dostosowane do zużywanej w mieszkaniu ilości wody,
- ogólną analizę polegającą na porównanie sumy wskazań wodomierzy w mieszkaniach ze wskazaniami wodomierza głównego oraz dokonanie oceny tej wartości pod względem prawidłowości (lub stopnia nieprawidłowości),
- wykonanie rozliczeń i przekazanie ich mieszkańcom,
- dalsze decyzje w przypadku zauważonych nieprawidłowości.

Tylko tak profesjonalnie przeprowadzony proces rozliczenia kosztów gwarantuje spokój mieszkańców a w dłuższej perspektywie szanse (przy podjęciu dodatkowych działań) na brak dopłat do tzw. niedoborów w budynku. Nie bez znaczenia jest też prawidłowa postawa osób dokonujących odczytów oraz współpraca mieszkańców budynku.

Niech pierwszy rzuci kamieniem, kto choć raz nie spóźnił się z zapłatą tzw. „czynszu”! Istnieje jednak różnica pomiędzy jednorazowym „wypadkiem”, nagminnym przesunięciem płatności o jeden miesiąc, nieregularnym płaceniem co np. kwartał, pół roku lub jeszcze rzadziej a całkowitym brakiem płatności od bardzo długiego czasu. Od jednorazowego spóźnienia finanse Wspólnoty Mieszkaniowej się nie zawalą, jednak całą reszta wymienionych długów stanowi dla finansów niebezpieczne obciążenie. Zarząd wraz z administratorem powinien dążyć do likwidacji takiego zjawiska w maksymalnym stopniu.

Kluczowym czynnikiem w tym względzie jest szybkość działania administratora przy współpracy Zarządu a w dalszym postępowaniu działanie zgodne ustaloną ze wszystkimi członkami wspólnoty procedurą windykacji należności WM.

Wynika z tego, że sporządzanie listy zaległości wobec Wspólnoty i jej analiza musi odbywać się wystarczająco często, aby procedura windykacji mogła rozpoczynać się tak szybko jak to tylko możliwe.

Każdy członek Wspólnoty Mieszkaniowej zobowiązany jest z mocy prawa do wnoszenia opłat na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej. Kosztami takimi są np.: koszt energii elektrycznej potrzebnej do oświetlenia klatki schodowej, ubezpieczenie budynku, koszt prac konserwacyjnych i remontowych, wynagrodzenie osób utrzymujących czystość, koszty wynagrodzenia zarządcy i/lub zarządu, koszty obowiązkowych przeglądów itd.

Dobry Zarządca analizuje te koszty tak by co roku podczas zebrania członów Wspólnoty Mieszkaniowej przedstawić zebranym plan na dany rok. Plan ten zawiera kwoty poszczególnych kosztów oraz przedstawia konieczną wysokość zaliczek, która będzie niezbędna do pokrycia wydatków wykazanych w planie.

Plan oczywiście podczas zebranie może ulec zmianie (in + / in -), gdyż właściciele mogą skorygować (zmniejszyć lub zwiększyć) pewne wydatki a co za tym idzie zmienić również wysokość koniecznych zaliczek na pokrycie kosztów.

Zmiana zaliczek na pokrycie kosztów jest niekiedy konieczna również w trakcie roku np. przy znaczącej zmianie cen mediów lub wynikającej z wyższej konieczności zmiany zamierzeń ustalonych na zebraniu członów WM.

Na podstawie ww. ustaleń dział księgowości, każdorazowo (po każdej zmianie) przygotowuje odpowiedni, indywidualny dla każdego dokument świadczący o wysokości zaliczek przypadających na danego właściciela lokalu, które ten zobowiązany jest wnosić do czasu, aż zostanie ponownie powiadomiony o ich zmianie.

Dokonywanie prawidłowych naliczeń wiąże się zarówno z prowadzeniem prawidłowej gospodarki Wspólnoty Mieszkaniowej, która uwzględnia utrzymanie jej płynności finansowej, ale również nie pozwala na nadmierne obciążanie członków wspólnoty. Ważne jest także to, że w przypadku sporu sądowego o zapłatę należności, to na Wspólnocie Mieszkaniowej ciąży odpowiedzialność udowodnienia, że dłużnik był poinformowany o wysokości wymaganych od niego kwot do zapłaty.

Chcesz rozśmieszyć los? Opowiedz mu o swoich planach. Plan choćby najbardziej wnikliwy jest tylko planem i są tacy którzy mówią, że z całą pewnością nie zostanie zrealizowany. Jednak nie można nie docenić jego roli w praktyce zarządzania Wspólnotą Mieszkaniową.

Po pierwsze: plan stanowi pewnego rodzaju pisemną zgodę członków WM na zawarte w nim wydatki. Wszystkie wydatki, które nie zostały zawarte w planie powinny być poparte stosowną uchwałą właścicieli nieruchomości lub być motywowane niezwykłymi okolicznościami (np. koszty usuwania awarii, koszty odśnieżania dachu podczas ciężkiej zimy). Oczywiście wysokość kosztów w planie będzie się różniła od zamierzonych z uwagi na ich ciągłą zmianę (zazwyczaj wzrost). Jednak dobry plan powinien przewidywać możliwości zmiany wysokości kosztów danym roku oraz pozostawiać niewielką rezerwę na nieprzewidziane okoliczności.

Po drugie: zrealizowany lepiej lub gorzej plan gospodarczy z danego roku stanowić będzie podstawę do porównania z wykonanym sprawozdaniem finansowym za ten sam rok, gdzie mieszkańcy będą mogli ocenić, które to założenia okazały się nieprawidłowe i czy Zarząd lub administrator nie wykroczył poza swoje kompetencje wydając więcej pieniędzy niż mu było wolno.

W proponowanym przez naszą firmę podziale obowiązków pomiędzy Zarząd Wspólnoty a Zarządcę/administratora dla mieszkańców budynku pełniących obowiązki Zarządu Wspólnoty przewidziano funkcję organu kontrolującego działanie Wspólnoty Mieszkaniowej i pracy administratora. W tym celu Zarząd Wspólnoty co kwartał otrzymuje wraz z odpowiednim komentarzem informację na temat stopnia realizacji zaplanowanych wydatków i prawidłowości osiąganych przychodów oraz ich rzeczywistych (gotówkowych) wysokości. Ma to na celu zapewnienie prawidłowej gospodarki finansowej WM i podjęcie stosownych działań zaradczych na jak najwcześniejszym etapie.

Przykładami na istotną rolę takich działań niech będzie sytuacja, w której zaplanowane na początku roku koszty np. centralnego ogrzewania znacząco wzrosły w wyniku nieplanowanego wzrostu cen podyktowanych przez lokalnego dostawcę-monopolistę. Aby zastanawiać się nad ewentualnymi działaniami zaradczymi, mającymi na celu utrzymanie płynności finansowej WM niezbędna jest stała kontrola polegająca na przewidywaniu (założeniu) poziomu zużycia czynników ciepła do końca sezonu grzewczego. W efekcie czego należy elastycznie dostosować zaliczki (opłat pobierane od mieszkańców) do tego założenia. Ma to na celu uniknięcie przykrości związanych z dużymi, kilkuset złotowymi dopłatami mieszkańców do kosztów centralnego ogrzewania po rozliczeniu sezonu.

Oczywiście takie działania zaradcze prowadzone przez firmę DobryZarządca.pl nie zwalniają administratora z obowiązku inicjowania zachowań pro-oszczędnościowych, zmierzających do jak najkorzystniejszego obniżenia zużycia czynników ciepła.

Dobrego zarządcę Wspólnoty Mieszkaniowej powinna cechować niechęć do sięgania po pieniądze z kieszeni swoich klientów. Sygnalizowana konieczność wszelkich podwyżek powinna wynikać z działania czynników, na które administrator nie ma najmniejszego wpływu np. ogólno rynkowe podwyżki cen wszystkich liczących się kontrahentów na danym rynku lub wzrost cen monopolistów nadzorowanych przez URE.

Jeśli tylko nadarza się okazja do uzyskania choćby drobnych wpływów na konto Wspólnoty Mieszkaniowej ze źródeł zewnętrznych czyli takich środków pieniężnych, które nie pochodzą z kieszeni mieszkańców, to dobry zarządca powinien tę okoliczność wykorzystać w jak największym stopniu, czyniąc z tego filozofię swojego działania.

Najpopularniejszym ostatnio źródłem pozyskiwania środków niepochodzących z kieszeni mieszkańców są:
- dochody z wynajęcia części wspólnych nieruchomości: np. elewacja budynku (pod reklamę), dach budynku (instalacje teletechniczne), grunty (garaże, miejsca postojowe dla osób trzecich), wspólne pomieszczenia piwniczne (dodatkowe piwnice),
- przychody z dopłat programowych, funduszy strukturalnych UE: np. premia termomodernizacyjna,
- tanie kredyty inwestycyjne na realizację prac (np. termomodernizacji) prowadzących do uzyskania innych oszczędności,
- odtworzenie dokumentacji technicznej na koszt poprzedniego właściciela nieruchomości (gminy, spółdzielni, zakładu pracy).

DobryZarządca.pl inicjuje i pomaga w uzyskiwaniu takich środków służąc doświadczeniem oraz własnymi kontaktami w wyspecjalizowanych branżach.

Uwaga! Zanim sięgniesz po środki zewnętrzne policz dwa razy czy przypadkiem nie dopłacisz do całego interesu („huraoptymizm” niewskazany!).

Odpowiedzialność za cudze pieniądze – nie istotne małe czy duże – powinna być zawsze taka sama. Obecnie system bankowości położył nacisk na usługi elektroniczne, wycofując niemal całkowicie tradycyjne papierowe druki przelewów.

W praktyce działanie Wspólnoty Mieszkaniowej wiąże się z koniecznością dokonania kilku a nawet kilkunastu płatności miesięcznie tj. zapłata za: wodę, energie elektryczną na potrzeby oświetlenia klatki, podatek śmieciowy, energię cieplną, usługi czystości oraz okazyjnie przeglądy, ubezpieczenia, prace budowlane, konserwacje i inne usługi. Wspólnota Mieszkaniowa jako podmiot życia gospodarczego nie powinna być kontrahentem nierzetelnym, powodującym zatory płatnicze i ściągającym na siebie konieczność zapłaty odsetek od nieterminowych wpłat. Dlatego konieczne jest ustalenie pomiędzy nadzorującym pracę administratora Zarządem Wspólnoty a samym administratorem sposobu dokonywania omówionych wcześniej płatności.

Firma DobryZarządca.pl proponuje elastyczne rozwiązania, które są dopasowane do poziomu zaufania naszych klientów.

Ważnym elementem dla nas przy ustalaniu procedury jest przejrzystość oraz odpowiedzialność za powierzone środki finansowe naszych klientów. Zapłaty dokonywane są tylko na podstawie zaakceptowanych (podpisanych) przez Zarząd Wspólnoty (wybrany spośród mieszkańców) dokumentów księgowych.

Na przykład do administratora dostarczono fakturę za prace remontowe. Faktura ta po zarejestrowaniu i zaksięgowaniu trafia do Zarządu Wspólnoty, który poprzez swój podpis(y) akceptuje ją i pozwala na dokonanie płatności lub też nie akceptuje i żąda wyjaśnień od administratora lub wykonawcy co do jej wysokości. Ww. procedura, co do zasady dotyczy wszystkich płatności. Jednakże można ją, na wniosek Zarządu poprzez zawarcie odpowiedniego pisemnego porozumienia, uprościć i wyznaczyć automatyczne płatności (dokonywane bez wstępnej akceptacji Zarządu WM) np. za wodę, en. elektryczną, śmieci czy też energię cieplną, co oczywiście nie zwalnia administratora z konieczności przedstawienia takich faktur, już po zapłaceniu, Zarządowi do akceptacji.

Istnieją również inne sposoby stosowane z powodzeniem przez firmę DobryZarządca.pl dokonywania płatności przy aktywnej kontroli Zarządu Wspólnoty.

Coraz więcej ludzi ceni sobie możliwość nieograniczonego czasem i papierem dostępu do danych na temat swoich płatności i naliczeń za mieszkanie, podjętych uchwał, tekstu regulaminów czy informacji o sprawach bieżących (awariach itp.).

Nazwa DobryZarządca.pl zobowiązuje naszą firmę do udostępnienia tego rodzaju kanału kontaktu z administracją.

Jako że nie wszyscy nasi klienci posiadają dostęp do Internetu nie narzucamy tego rodzaju usługi z góry udostępniając również inne alternatywne kanały kontaktu, więcej przeczytasz w opisie pozycji „Udzielenie informacji właścicielom oraz innym użytkownikom lokali w sprawach Wspólnoty Mieszkaniowej ...”.

Ustawowym obowiązkiem (dosłownie) Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej jest składanie w formie pisemnej odpowiedniej informacji na temat liczby osób zamieszkałych w lokalu i/lub pojemników dla lokali użytkowych na podstawie, których Urząd Miasta dokonuje wyliczenia opłat za śmieci.

Liczba osób przebywająca w budynku zmienia się nieznacznie, ale dosyć często, co powoduje konieczność składania co mniej więcej kwartał nowej deklaracji. Ponadto niezbędne jest stałe przypominanie mieszkańcom budynku o konieczności informowania o zachodzących zmianach.

Pracownicy firmy DobryZarządca.pl w sposób ciągły monitorują (na podstawie dostarczonych deklaracji oraz innych informacji) liczbę osób przebywających w lokalach i na podstawie tego przedstawiają Zarządowi Wspólnoty odpowiednio przygotowaną deklarację.

Niestety, to kolejny z niedorzecznych (wyłącznie opinia autora) obowiązków spoczywających na Wspólnocie Mieszkaniowej wyznaczony przez coraz groźniejsze w skutkach interpretacje urzędników. Prowadzenie tej ewidencji ma na celu udowodnienie, że WM nie przekroczyła ustawowych progów obrotu ze sprzedaży, pozwalających zachować zwolnienie z obowiązku rozliczania podatku VAT. Ktoś może zapytać o jaką sprzedaż chodzi? No i tu dochodzimy do groźnej interpretacji ministerstwa, które uznało zakup wody i energii cieplnej na potrzeby mieszkańców przez WM i dalsze jej rozliczanie – tj. pobieranie opłat od mieszkańców jako: SPRZEDAŻ!

Istnieją Wspólnoty Mieszkaniowe, które chcą być czynnymi podatnikami podatku VAT, bo np. posiadają duże lokale użytkowe, których właściciele zyskują na takim rozwiązaniu. Są również Wspólnoty Mieszkaniowej, które w związku ze swoją „wielkością” (np. kilkaset lokali) przekroczą ustawowe progi.

Jednak znacząca większość kilku – kilkudziesięciu lokalowych budynków do założonych progów obrotu ze „sprzedaży” nawet się nie zbliży. Jednak podatkowy obowiązek udokumentowania braku „garba” i tego, że WM „nie jest wielbłądem”, może być kosztowny w przypadku jego zaniechania. Dlatego firma DobryZarządca.pl jako jedna z nielicznych wykonuje taką usługę na rzecz swoich klientów.

Ewidentnym zamierzeniem twórców ustawy „o własności lokali” regulującej działanie WM było jak najskromniejsze w ustawowe reguły ustalenie zasad gospodarowania nieruchomością wspólną. Dowodem na to może być fakt, iż ww. ustawa mieści się na 15 stronach, podczas gdy tylko jedna z dwóch ustaw (ta krótsza) regulujących prace spółdzielni mieszkaniowych zawiera stron 30.

Dał więc ustawodawca możliwości członkom Wspólnoty Mieszkaniowej ustalenia własnych rozwiązań, które Wspólnota Mieszkaniowa może wypracować i umieścić w stosownych dokumentach obowiązujących wszystkich(!) użytkowników nieruchomości.

I tak członkowie wspólnoty mieszkaniowej mogą ustalać nakazy, zakazy, procedury, opisywać pożądane dobre zwyczaje, sposoby wzajemnych rozliczeń i wiele innych zagadnień, które uznają za istotne. Trudno jest oczekiwać od wszystkich mieszkańców, że będą „uczeni w prawie” i dlatego do regulaminów przepisuje się bezpośrednia najistotniejsze uregulowania z ustaw, tak, aby wszystkie ważne z punktu widzenia spokoju mieszkańców zagadnienia znalazły się w jednym, dostępnym w każdym domu regulaminie czy też statucie.

Nie ma dwóch takich samych ludzi i nie ma dwóch takich samych budynków i nie ma dwóch takich samych Wspólnot Mieszkaniowych. To co jest istotne dla jednego budynku będzie zupełnie nieważne dla mieszkańców innego, dlatego regulaminy nie powinny być powielane punkt po punkcie w każdej ze Wspólnot Mieszkaniowych bez refleksji i uzyskania opinii mieszkańców.

Przykład: budynek wybudowany w latach 50-tych, którego znacząca większość mieszkańców to ludzie po 60 roku życia - ustali ciszę nocną w granicach godzin 6 – 21, natomiast budynek oddany do użytkowanie w 2015 roku, którego prawie wszyscy właściciele, to osoby w wieku z przedziału 25 – 35 lat ustali ciszę nocną w piątek i dni wolne od pracy na przedział godzin 8:00 – 22:30 a w pozostałe dni 6 – 21:30. Oczywiście to tylko przykład, obrazujący, że regulaminy powinni ustalać sami mieszkańcy, z myślą o sobie, oczywiście przy aktywnym udziale administratora posiadającego wiedzę na temat tego co i w jakim stopniu można regulować.

Niestety, dość obszerną a jednocześnie najbardziej nieprzyjemną częścią pracy zarządcy nieruchomości są czynności windykacji należności wobec Wspólnoty Mieszkaniowej. Cały proces windykacji należałoby podzielić na trzy części, które w firmie DobryZarzadca.pl nazywane są windykacją miękką (przedsądową), sądową i posądową.

Z uwagi na pracę administratora najważniejszą częścią windykacji jest windykacja miękka, która nie ogranicza się jedynie do wysłania wezwań do zapłaty a zawiera również szereg innych, przyjaznych dla mieszkańca instrumentów pomagających w utrzymaniu dyscypliny płatniczej. Procedury DobryZarządca.pl polegają na ustaleniu automatycznych progów, w których administrator/ zarządca ma prawo i obowiązek zadziałać. Do wspomnianych wyżej instrumentów tzw. miękkiej procedury windykacyjnej należą:
- jak najczęstsze informacje na temat sald wzajemnych rozrachunków (zadłużenie / nadpłata) przekazywane powszechnie mieszkańcom przy okazji emitowania prawie każdego dokumentu finansowego (np. rozliczenie wody, c.o., nowych stawek naliczeń),
- indywidualne informacje o występującej niedopłacie/nadpłacie, terminie i sposobie jej zapłaty/zwrotu,
- indywidualnych wezwań do zapłaty zaległości (co stanowi również element gromadzenia dokumentacji na potrzeby windykacji sądowej)
- przedsądowych wezwań do zapłaty (j.w.)
- informacji przekazywanych na zebraniu członków wspólnoty n.t. wysokości zadłużenia i udziału w nim poszczególnych lokali (presja sąsiedzka)
- indywidualne rozmowy z dłużnikami bezpośrednio w ich lokalach lub w biurze zarządcy,
- ugody ws. rozłożenia zadłużenia na dogodne dla obu stron raty,
- działania pomocowe: skierowanie dłużnika w trudnej sytuacji życiowej do odpowiednich instytucji pomocowych oraz pomoc w uzyskaniu dotacji mieszkaniowych i energetycznych,
- działania pomocowe: w niektórych przypadkach rozwiązania prawne i pomoc w spłacie zadłużenia w zamian za prace wykonywaną e na rzecz WM (np. sprzątanie, odśnieżanie, konserwacja itp.)

Efektem windykacji miękkiej jest komplet dokumentów świadczących niezbicie o: wiedzy dłużnika na temat jego długu, odrzuceniu przez dłużnika wszelkich prób polubownego załatwienia sprawy zadłużenia. Tylko tak przygotowana dokumentacja daje Wspólnocie Mieszkaniowej 100% pewność, że koszty postępowania sądowego obciążą w całości zadłużonego.

Czy lokalny monopolista może narzucać swoim klientom treść umowy? Czy niewygodne dla Wspólnoty Mieszkaniowej zapisy można negocjować? Co powinna zawierać polisa ubezpieczeniowa (umowa ubezpieczenia) nieruchomości? Co jest bardziej korzystne dla Wspólnoty Mieszkaniowej przy robotach budowlanych opłata ryczałtowa czy powykonawcze rozliczenie z wykonanych prac?

Bezrefleksyjny zarządca przedstawi Zarządowi Wspólnoty Mieszkaniowej wszystko, co prześlą kontrahenci (umowy, aneksy) a Dobry Zarządca przeczyta, przeanalizuje, wynegocjuje, zmieni to, co da się zmienić i wyjaśni Zarządowi Wspólnoty „gdzie jest pies pogrzebany”.

Duże lokalne korporacje energetyczne (dostawcy prądu, ogrzewania), przedsiębiorstwa wodociągowe, niektóre duże firmy budowlane, ubezpieczyciele, serwisy, banki kredytowe posiadają na swoich usługach prawników specjalizujących się w „drobnym druczku” i odwołaniach do „tajemnego regulaminu świadczenia usług”, wśród których ukryte są niewygodne lub niebezpieczne dla Wspólnoty Mieszkaniowej zapisy. Plan minimum dla administratora lub jego prawnika, to analiza umowy i wskazanie Zarządowi i/lub właścicielom nieruchomości tego typu niebezpiecznych zapisów, tak aby byli świadomi tego co podpisują. Jednak pracownicy firmy DobryZarządca.pl Sp. z o.o. podejmują aktywne starania o wykluczenie takich zapisów negocjując a gdy to jest niezbędne wspierając się pomocą urzędów zewnętrznych takich jak: Urząd Regulacji Energetyki, Rzecznik Praw Konsumenta (ten z dużymi oporami).

Przykład: Gazownia przedstawiła WM umowę przyłączenia budynku do sieci gazowej. Kilka punktów umowy zawierało terminy i wymagane przez gazownię wielkości odbioru gazu. Członkowie WM umówili się, że do instalacji gazowej na klatce, po jej wykonaniu, będą się przyłączać indywidualnie, każdy w swoim czasie i wg własnych potrzeb. Przy podpisaniu umowy w takim kształcie i niewielkiej ilości podłączonych użytkowników (niskie zużycie), Wspólnota Mieszkaniowa musiałaby co miesiąc płacić wysokie kary umowne za brak odbioru gazu na wskazanym w umowie poziomie. Umowy w takim kształcie nie można było zaakceptować.

Zakres prawny dotyczący spraw Wspólnoty Mieszkaniowej oraz samej nieruchomości jest bardzo obszerny. Analizy prawne i opinie sporządzane są przez uprawnionych do tego prawników. Jednak w wielu przypadkach zarządca nieruchomości, administrator, jako osoba związana z zawodem, zaopatrzona w wieloletnie doświadczenie potrafi dokonać bieżącej analizy na potrzeby administrowanej Wspólnoty a w skomplikowanej sprawie porozumieć się ze swoim prawnikiem. Jedynie w sytuacji wykraczającej poza ramy znanej sobie materii prawnej, Zarządca jest zobowiązany znaleźć dla WM prawnika specjalizującego się w danego typu wąskim zagadnieniu (np. prawo geodezyjne przy sporze sąsiedzkim, prawo ubezpieczeniowe przy sporze z ubezpieczycielem).

Książka obiektu budowlanego (tzw. KOB), jest spisem wszystkich przewidzianych w prawie budowlanym czynności, jakie wykonano w budynku Wspólnoty Mieszkaniowej. Stanowi ona dowód na właściwe i bieżące wykonywanie zadań właściciela/zarządcy budynku, jakim są terminowe przeglądy budowlane, kominiarskie, elektryczne, gazowe itp. Ponadto KOB posiada zapisy o wykonanych w budynku remontach i modernizacjach. Książka ta jest pierwszym dokumentem badanym w przypadku kontroli „Policji budowlanej”, jakim jest Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego. Po KOB i pozostałą dokumentację bardzo chętnie sięgnie także przedstawiciel ubezpieczyciela i jeśli znajdzie tam podstawy (np. brak wykonania zaleceń przeglądu budowlanego), to z pewnością odmówi wypłacenia z polisy ubezpieczeniowej adekwatnego do poniesionej straty odszkodowania. Z tych i wielu innych powodów ważne jest, aby książka obiektu budowlanego była prowadzona przejrzyście i na bieżąco.

W trakcie eksploatacji budynku powstaje duża ilość dokumentacji technicznej, która jest niezwykle cenna z uwagi na informacje jakie zawiera. Dzięki temu, że jest kompletna łatwiej podejmuje się decyzje o aspektach technicznych nieruchomości. Do takiej dokumentacji należą: protokoły z przeglądów oraz protokoły z wykonanych prac budowlanych wraz planami, schematami, rysunkami oraz zgłoszenia i pozwolenia administracyjne, wszelkiego rodzaju inwentaryzacje i wytyczne do wykonania prac, wg których może nastąpić ich późniejsza kontrola. Kosztorysy budowlane wykonanych prac niosą w sobie ważne informacje na temat zastosowanych technologii, zakresów prac i materiałów, co jest szczególnie ważne w przypadku elementów budynku, które są zakryte czyli niewidoczne bez dokonania odwiertów lub odkuć.

Tak, jak dobry lekarz gromadzi informacje na temat stanu zdrowia pacjenta przez cały jego życie, tak Dobry Zarządca gromadzi szczegółowe informacje na temat stanu technicznego budynku.

Niewielu jest już ludzi, którzy hołdują zasadzie „rób tak, żeby nikt nie musiał po tobie poprawiać”. Żyjemy w czasach, w których rządzi pieniądz i wydajność a więc czas – im szybciej, tym lepiej. Dlatego nieodzownym elementem wszystkich prowadzonych prac czy to konserwacyjnych, czy budowlanych jest prowadzenie nadzoru nad ich wykonaniem. Nadzór nad jakością wykonanej pracy, ilością czasu, który został poświęcony na jej wykonanie, zużytymi materiałami, ich ilością, jakością i ceną. Kontrola administratora lub bardziej wyspecjalizowanych pracowników Zarządcy powinna rozciągać się na wszystkie prace wykonywane na terenie części wspólnych nieruchomości.

Kontrola inspektorów nadzoru budowlanego z ramienia Zarządcy nieruchomości dotyczyć powinna wszystkich prac budowlanych prowadzonych w obiekcie, których stopień skomplikowania wymaga takiego nadzoru. Zazwyczaj obowiązki kontroli podzielić można podzielić na dwie części tj. nadzór nad pracami konserwacyjnymi oraz nadzór nad remontami i modernizacjami. Nadzór nad pracami konserwacyjnymi należy do obowiązków Zarządcy nieruchomości. Natomiast nadzór budowlany nad dużo większymi zadaniami remontowymi wymaga zatrudnienia specjalistów odpowiednich branż z uprawnieniami. Zazwyczaj są to czynności płatne dodatkowo (cena rynkowa 2-5% wartości inwestycji). Jak rozróżnić czym są prace konserwacyjne a czym remont czy modernizacja? W praktyce bywa to sprawa trudna, ustala się więc dla uproszczenia i w zależności od wielkości budynku poziom kwoty kosztów inwestycji (prac budowlanych) na np. 5 000zł, do którego prace uznawane są za konserwacje a powyżej którego za remonty i modernizacje.

Czy zamontowanie na kaloryferach podzielników kosztów centralnego ogrzewania wymiernie zmniejszy koszty ogrzania budynku? Czy na rynku usług bankowych istnieje darmowe konto bankowe dla WM? Czy koszt wymiany oświetlenia i zamontowanie czujników ruchu i zmierzchu realnie zwróci się w przeciągu 2 lat? Czy odtworzenie dawno zaginionej dokumentacji technicznej da się wykonać na koszt poprzedniego właściciela nieruchomości (gminy, kopalni, spółdzielni)? Czy zakres ubezpieczenia jest odpowiedni do ryzyka jakie występuje w budynku? Czy warto wykonać termomodernizację nieruchomości i w jakim zakresie? Oto pytania, jakie stawia sobie Dobry Zarządca i odpowiedzi jakie powinien przekazać pod rozwagę Zarządowi WM. Odpowiedzi na te pytania mogą być różne w zależności od budynku i oraz jego mieszkańców. Jednak dążenie do obniżania kosztów powinno być stałym zadaniem zarządcy nieruchomości.

Konieczność wykonania przeglądów budowlanych i okresowych kontroli wynika z przepisów ustawy „Prawo Budowlane”.

Istotne jest, aby kontrole odbywały się regularnie oraz żeby ich organizacja i wykonanie nie wiązały się ze zbyt dużą uciążliwością dla mieszkańców budynku. Terminy wykonania kontroli powinny być dostosowane do możliwości czasowych wszystkich mieszkańców (termin poranny i wieczorny). Dokumentacja powstająca w trakcie dokonywanych kontroli powinna być szczegółowa i kolejno zbadana przez administratora. Z jej ogólnymi zaleceniami powinni zostać zapoznani członkowie Zarządu Wspólnoty mieszkaniowej lub/i inne zainteresowane (wymienione w niej) osoby.

Obowiązkiem Dobrego Zarządcy, który odpowiada za zorganizowanie ww. przeglądów i kontroli jest ustalenie najwłaściwszych terminów, zadbanie o to, aby każdy z mieszkańców został poinformowany o I i II terminie, uzyskanie indywidualnego kontaktu z mieszkańcem i ustalenie dodatkowego, trzeciego terminu (w zależności od umowy z wykonawcą termin ten może być płatny dodatkowo). Kontrola i współdziałanie zmierzają bowiem do sprawdzenia 100% lokali (przewodów kominowych, instalacji itd.). Kolejnym zadaniem Dobrego Zarządcy jest poinformowanie mieszkańców o wykazanych nieprawidłowościach, do których usunięcia są ZOBOWIĄZANI oraz późniejsza kontrola poprawnego wykonania tych zaleceń. Zlecenie usunięcia (w porozumieniu z Zarządem Wspólnoty) ewentualnych nieprawidłowości w „częściach wspólnych” do czego zobowiązana jest WM lub ujęcie ich w rocznym planie remontów w przypadku zaleceń o niskim stopniu pilności wykonania.

W umowie dotyczącej utrzymania czystości w budynku oraz odśnieżania dojść do niego podstawową częścią jest harmonogram (częstotliwość prac porządkowych wykonywanych na terenie nieruchomości wspólnej. Tenże harmonogram należy dostosować do realnych potrzeb mieszkańców, których postawa może w znaczącym stopniu ograniczyć konieczność częstego sprzątania nieruchomości, co z powodzeniem może prowadzić do znaczącej oszczędności kosztów. Na rynku usług utrzymania czystości w budynkach funkcjonuje wiele firm: dużych, małych, jednoosobowych oraz szereg osób fizycznych zatrudnianych najczęściej na cywilno-prawną umowę zlecenia (uwaga: nie „o dzieło”!).

Każda umowa i każdy z kontrahentów WM wymaga kontroli lub nadzoru administratora. Jednak w przypadku usług utrzymania czystości, kontrolę nad wykonaniem tego typu usług przyjmują często na siebie sami mieszkańcy budynku, informując zarząd, zarządcę lub administratora o swoich spostrzeżeniach co do jakości wykonywanej pracy przez osobę sprzątającą. Dobry Zarządca powinien w takim przypadku zadbać o to, by wszyscy mieszkańcy zdawali sobie dokładnie sprawę z umówionego zakresu czynności osoby sprzątającej tj.: w jaki dzień będzie zamiatanie, kiedy mycie, ile razy w roku będą myte okna, itd.).

Każda robota budowlana powinna zostać poprzedzona zbieraniem ofert (zawierających zakres i cenę) na jej wykonanie. W praktyce powinno się zebrać około trzech ofert dotyczących planowanej pracy. W przypadku dużych inwestycji ofert powinno być więcej, szacunkowo od siedmiu do dziesięciu.

Kosztorys oraz inne specyfikacje stanowią najdokładniejszą formę oferty wykonania prac budowlanych a jednocześnie najbardziej skomplikowaną i obszerną. Nie trzeba chyba pisać, że wśród wykonawców, dla których kosztorysowanie to chleb powszedni zdarzają się osoby, które wykonują kosztorysy w sposób nierzetelny lub nieuczciwy. Kosztorysy każdorazowo wymagają dokładnego sprawdzenia pod względem zasadności zawartych w nich poszczególnych prac oraz cen materiałów, robocizny i pracy sprzętu - tak aby Zarząd Wspólnoty mógł odrzucić kosztorysy (oferty) zawyżone, ale i te o podejrzanie niskiej wartości.

Z kosztorysów lub innych specyfikacji wynikać będzie również rodzaj materiałów i technologii jakie potencjalny wykonawca zamierza zastosować przy prowadzonych pracach, co będzie miało wpływ na cenę końcową prac. Analiza kosztorysów powinna dać Zarządowi Wspólnoty mieszkaniowej komplet informacji, co(?) Wspólnota dostanie w zamian za wymienioną w kosztorysie cenę. Dopiero wtedy Zarząd Wspólnoty będzie mógł podjąć najwłaściwszą decyzję.

Wspólnoty Mieszkaniowej jako organizacji zrzeszającej właścicieli nieruchomości nie obowiązuje ustawa o zamówieniach publicznych, nie jest więc zobligowana przepisami prawa do dokonywania formalnej procedury przetargowej. Niemniej jednak w sytuacjach prac remontowych, które angażują znaczne środki finansowe Wspólnoty Mieszkaniowej (np. pół miliona złotych) przeprowadzenie takiej procedury daje pewność wszystkim stronom, że poszukiwanie i wybór wykonawcy robót odbyły się w sposób formalny i nie budzący zastrzeżeń żadnej ze stron uczestniczących w przetargu. Zasadą naczelną naszej firmy jest oddanie Zarządowi Wspólnoty decydującego głosu przy wyborze firm uzyskujących zlecenie Wspólnoty Mieszkaniowej. Zasada ta dotyczy zarówno małych kontraktów jak i dużych zleceń. Pracownicy firmy DobryZarządca.pl służą radą oraz wykonują wszelki czynności w celu sprawdzenia oferenta (opinie, referencje, wielkość ubezpieczenia itp.) natomiast decyzja o wyborze konkretnej firmy należy do członków Zarządu Wspólnoty mieszkaniowej.